Digitalisierung von Belegen

Maximierung der Effizienz und Kosteneinsparungen für Flotten-Betreiber

Die fortschreitende Digitalisierung hat einen signifikanten Einfluss auf die Geschäftswelt und eröffnet Unternehmen in verschiedenen Branchen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren und Kosten zu senken. Insbesondere für Unternehmen, die eine Flotte betreiben, Carsharing-Dienste anbieten oder in einem Autohaus Mietfahrzeuge oder Werkstattersatz anbieten, hat die Digitalisierung von Belegen immense Potenziale.
In diesem Blog-Artikel werden wir detailliert auf die Digitalisierung von Belegen, insbesondere von Rechnungen, eingehen und die Vorteile beim Einsatz von geeigneter Software beleuchten. Durch den Erwerb einer passenden Softwarelösung für Ihr Unternehmen, können Sie dazu beitragen, einen Zugewinn an Effizienz und Einsparung von Kosten zu erreichen.

Auch wenn bereits heute eine Vielzahl an Unternehmen einen Teil der Geschäftsprozesse digitalisiert hat, zeigt eine Untersuchung, dass weiterhin 89% der KMU immer noch Rechnungen in Papierform erhalten. In der anschließenden Weiterverarbeitung der Eingangsrechnungen werden immer noch bis zu 86% durch manuelle Erfassung der Daten digitalisiert. Diese Zahlen zeigen deutlich, dass es viel Potential gibt, in diesem Bereich die Erfassung und die anknüpfenden Geschäftsprozesse zu digitalisieren und noch weiter zu automatisieren.

In Flotten werden Fahrzeuge oft durch einen Dienstwagen-Überlassungsvertrag an Mitarbeiter für die dienstliche und teilweise auch private Nutzung zur Verfügung gestellt. Aber auch als Anbieter von Carsharing-Lösungen oder in einem Autohaus im Rahmen von Vermietung oder Werkstattersatz, werden Fahrzeuge an Personen für die Nutzung weitergegeben. Im Falle eines Bußgeldbescheides, werden jedoch Sie als Fahrzeugeigentümer kontaktiert. Eine Digitalisierung dieses Bescheids und die automatische Weiterverarbeitung hat enormes Potential, denn allein im Jahr 2021 wurden laut eines Berichts des Kraftfahrt-Bundesamtes in Deutschland 4,1 Millionen Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr begangen. Die häufigsten Verstöße sind dabei eine zu hohe Geschwindigkeit, die Handynutzung während der Fahrt, sowie Rotlichtverstöße.

Herkömmliche Methoden der manuellen Erfassung von Belegen können mühsam sein und bringen verschiedene Nachteile mit sich, wie z.B. Falscheingaben und lange Bearbeitungszeiten. Belege mit einer geeigneten Software einzulesen, hilft Unternehmen dabei die Effizienz und Effektivität in diesem Bereich zu verbessern. Die Digitalisierung von Belegen ermöglicht es, die enthaltenen Informationen dabei automatisch zu erkennen, die Rechnungsdaten zu extrahieren und mit Ihrem ERP-System zu synchronisieren. Dabei kommen moderne Algorithmen im Bereich der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) und maschinellem Lernen (Künstliche Intelligenz – kurz KI) zum Einsatz, um Belegdaten automatisiert zu erfassen und zu verarbeiten. Da hierdurch die erfassten Daten in Echtzeit zur Verfügung stehen, können die Vorteile dieser Datenverfügbarkeit und Analysemöglichkeiten genutzt werden, um eine bessere Entscheidungsfindung zu ermöglichen und Auswertungen für verschiedene KPIs automatisch zu erstellen.

Für den bereits vorgestellten Use-Case bedeutet dies, dass ein eingegangener Bußgeldbescheid vollautomatisch erfasst und als Eingangsrechnung im System digital zur Verfügung gestellt wird. Ein zentrales ERP-System hilft Ihnen hierbei, auch die weiteren Prozesse zu automatisieren. Dabei wird der Nutzer des Fahrzeugs ermittelt und die Kosten des Strafzettels inkl. einer Servicegebühr an diesen weitergegeben. Jedoch bestehen noch viele weitere Möglichkeiten, das System durch die digitalisierten Belege zu ergänzen. Werkstattrechnungen und andere Kosten können so direkt dem Fahrzeug zugewiesen werden. Diese Informationen ergänzen den digitalen Zwilling des Fahrzeugs im ERP-System und sind wichtige Parameter für Auswertungen und Metriken im Bereich des Leistungsreportings.

Die Beschleunigung im Zahlungsverkehr und durch die dauerhafte digitale Archivierung von Belegen in einem zentralen System, wird die Compliance erhöht und auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben in diesem Bereich sichergestellt. Durch Schnittstellen zu anderen Systemen, wie z.B. das Buchhaltungssystem werden die gesamten Geschäftsprozesse optimiert, da eine nahtlose Integration und optimale Effizienz gewährleistet wird.

Auch das Archivmanagement wird verbessert, da neben den vom ERP-System generierten Rechnungen, nun auch alle Eingangsrechnungen zentralisiert gespeichert werden und leicht zugänglich sind. Es besteht keine Notwendigkeit mehr für Papierrechnungen und große Aktenschränke, um diese Papierstapel zu archivieren. Somit wird auch zu einer umweltfreundlichen Lösung beigetragen, denn das Papier kann so sehr viel früher in den Recycling-Kreislauf zurückgegeben werden.

Die Digitalisierung von Belegen hat einen weiteren Vorteil für das Unternehmen, denn so können sehr viel genauere Finanz- und Leistungsberichte erstellt werden. Dies trägt zur Transparenz bei und hilft auch dabei, die wirtschaftliche Situation des Unternehmens noch umfänglicher auswerten zu können.

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